Siste oppdatert: 01/06/2021
Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Os Aero Klubb, heretter «OAK», samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige(herunder tillitsvalgte, instruktører og andre frivillige).
OAK ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av OAK. Det daglige ansvaret er delegert til personvernsansvarlig. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom OAK og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
1. Vår bruk av personopplysninger
OAK samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.
2. Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i OAK som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor OAK.
Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte OAK, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Luftfartstilsynet, Luftsportstilsynet, Skatteetaten og NAV).
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.
3. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i OAK. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og andre avgifter er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.
I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.
Informasjonskapsler
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil kunne spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes. All innsamling av informasjon for statistikk er anonymisert og kan ikke spores til enkelt individer.
Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.
4. Grunnlag for behandlingen
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i OAK er først og fremst medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til lovpålagte etater som for eksempel Luftfartstilsynet.
For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte idrettene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av aktivitetene innenfor OAK.
Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller vil kunne behandle.
5. Lagring av personopplysningene og sletting
Personopplysningene du registrerer kan i noen tilfeller lagres på servere hos våre leverandører av IT systemer som er lokalisert innenfor EU, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern. Dette gjelder tjenester levert av:
- ONE.COM
- Hosting av OAK’s websider hvor vi kan henter inn begrenset personlig informasjon for påmeldinger o.l samt publisere verv, resultatslister osv.
- Visma
- Faktura system benyttet av OAK. Vil kunne lagre bl.a. navn, epost, adresser, konto nr.
- MyWebLog
- Booking og faktureringssystem benyttet til flyging med sportsfly.
- TMS
- Nettbasert progresjonsbok av elevene i seilflyging.
- Teams på NIF
- Lagringssystem av dokumenter til klubbdrift.
Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av OAK. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.nif.no.
OAK sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i OAK. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
6. Dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor OAK i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til post@osaeroklubb.no.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.
Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på MinIdrett.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til OAK, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dette omfatter eksempelvis opplysninger som administreres under ditt medlemskap eller bilder. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider: www.datatilsynet.no.
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger, kan vi kontaktes på post@osaeroklubb.no.
7. Endringer i vår personvernerklæringen
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.
